Ville de Sherbrooke

Le contexte

La Division des bâtiments avait déjà pris la décision de se doter d’une solution de GMAO avant de confier ce mandat à Planifika. Par ailleurs, des départs à la retraite étaient imminents pour deux cadres de la Section de l’entretien du bâtiment. Le contexte était donc propice à revisiter les pratiques de gestion et la structure organisationnelle.

Comme l’implantation d’une solution de GMAO a un impact sur de nombreuses facettes de la gestion de l’entretien, Planifika a identifié le besoin de vérifier en premier lieu comment chacun des processus suivants était appliqué dans l’organisation : élaboration de la stratégie d’entretien, identification des travaux de maintenance, planification et ordonnancement, exécution des travaux et complétion des bons de travail, suivi de l’exécution, gestion du stock de pièces, analyse de la performance, définition des rôles et responsabilités, gestion des compétences. Cette analyse nous a permis de dégager d’importants constats sur les améliorations à mettre en application au niveau de la gestion de l’entretien pour tirer le plein potentiel de l’utilisation d’une solution de GMAO. Nous avons également pu identifier quelles responsabilités dans chaque processus devaient être attribuées ou appliquées de façon plus formelle et ainsi identifier les éléments fondamentaux à considérer lors de la révision de la structure organisationnelle.

L’accompagnement de Planifika a fourni à la Division des bâtiments les outils nécessaires pour maximiser sa capacité à fonctionner avec une solution de GMAO et assurer le succès de l’implantation de cette solution.

Le projet réalisé

Planifika s’est vu confier par la Ville de Sherbrooke le mandat d’analyser la gestion de l’entretien et la structure organisationnelle de la Division des bâtiments pour vérifier la capacité de l’organisation à fonctionner avec un logiciel de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO). Des recommandations sur les processus à implanter et sur les rôles et responsabilités à combler devaient par la suite être émises.

Planifika a demandé à consulter une série de documents liés à la gestion de l’entretien. Cette analyse initiale a permis de préparer un programme de rencontres en ciblant les thèmes à aborder avec chaque intervenant.

Les rencontres ont été réalisées avec l’ensemble des cadres et cols blancs et plusieurs gens de métier de la Section de l’entretien de même qu’avec les chargés de projet et les techniciens en bâtiment de la Section de la construction et des projets. Une dizaine d’entrevues d’une à deux heures ont été menées. Les questions posées concernaient la gestion de l’entretien, de la stratégie organisationnelle à l’analyse de la performance, en passant par tous les processus concernant le cheminement des bons de travail.

Le rapport présenté à la Ville de Sherbrooke traite premièrement des constats (forces et faiblesses) faits par rapport à tous les processus de gestion d’entretien évalués. Une liste d’améliorations prioritaires est ensuite détaillée. Cette liste touche notamment à l’utilisation de la solution de GMAO comme outil d’apprentissage organisationnel, aux rôles et responsabilités inhérents à chacun des processus de gestion d’entretien, à l’organigramme, à la gestion des demandes de travail, aux mesures à prendre pour augmenter la proportion d’entretien préventif et planifié par rapport à l’entretien réactif et, finalement, à la distribution des rôles et responsabilités pour les projets de rénovation et de construction réalisés en régie.